Groupware ?

ถึงเวลาที่เราจะได้รู้จักกับ Groupware ว่ามันคืออะไร มีส่วนประกอบอย่างไรและนำไปช่วยในการจัดการความรู้อย่างไร ไปดูกันเลย

Groupware คือ ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานของสมาชิกในกลุ่มธุรกิจที่มีการทำงานร่วมกัน โดยสนับสนุนด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในกลุ่ม ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มใช้ในคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยให้การทำงานโต้ตอบกันของมนุษย์ทำได้สะดวกขึ้น โดยปกติแล้วจะทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลซึ่งมีการเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มและคอมพิวเตอร์อื่นๆ บนโลก ในปัจจุบันการทำงานของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มอาจนำไปใช้ร่วมกับเครือข่ายอินทราเน็ต ซึ่งเป็นเครือข่ายภายในองค์กร โดยการทำงานหลักของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มได้แก่

1. การใช้สารสนเทศร่วมกัน (Information Sharing)
สมาชิกในกลุ่มต้องสามารถใช้สารสนเทศและความรู้ร่วมกันเพื่อให้สามารถทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว และคอมพิวเตอร์ส่วนรวมได้ เช่นการนำชุดซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม เช่น โลตัสโน้ต(Lotus Notes) ของบริษัทไอบีเอ็ม สามารถใช้สารสนเทศซึ่งประกอบด้วยเอกสารสื่อผสม (Document Multimedia) ได้แก่ข้อความ รูปภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว ร่วมกันได้ระหว่างสมาชิกในกลุ่ม โดยสมาชิกสามารถบันทึกสารสนเทศใหม่, ใช้แบบฟอร์ม และการเรียกใช้สารสนเทศโดยใช้คำสำคัญได้ โดยโลตัสโน้ตมี คุณสมบติในการสำเนาชุดข้อมูล (Replication) การ ปรับปรุงสารสนเทศในเครื่องที่อยู่ระยะไกลเมื่อมีการป้อนสารสนเทศใหม่เข้าไปในระบบได้อย่างอัตโนมัติ การใช้ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถรวบรวมสารสนเทศตามหัวข้อที่ต้องการได้, วิจารณ์งานของสมาชิกอื่นและรวบรวมสารสนเทศของกลุ่มได้

2. การเขียนเอกสาร (Document Authoring)

ในกลุ่มงานจำเป็นต้องมีการผลิตเอกสารทางในการดำเนินการ, รายงาน หรือข้อเสนอทางธุรกิจ ดังนั้นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในกลุ่มจึงต้องสามารถผลิตเอกสารสื่อผสมต่างๆ ได้แก่เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความ,แผนภาพ และรูปภาพได้ โดยสมาชิกสามารถแทรกข้อความเพิ่มเติมและเสียงวิจารณ์ต่อท้ายเอกสารนั้นๆ ได้ หรืออาจมีคุณสมบัติในด้านการนำเสนอผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีของไฮเปอร์เท็กซ์(Hypertext) และไฮเปอร์มีเดีย(Hypermedia) เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารหรือสื่อผสมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่กำลังอ่านอยู่ด้วยก็ได้

3. ระบบการรับ-ส่งข้อความ (Messaging Systems)
ได้แก่ระบบที่สนับสนุนการทำงานของการใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail: E-Mail) ไม่ว่าจะเป็นการรับส่งข้อความระหว่างภายในหรือภายนอกกลุ่มงานก็ตาม เพื่อให้เกิดการสื่อสารระหว่างการประชุมได้ โดยระบบการรับ-ส่งข้อความที่ใช้จะต้องสามารถจัดการในเรื่องของรายชื่อของผู้ที่จะได้รับข้อความได้, มีการเตือนเมื่อมีข้อความเข้ามาใหม่, มีการยืนยันกลับเมื่อได้รับข้อความแล้วและอาจมีความสามารถในการติดตามการรับ-ส่ง ข้อความที่ผ่านมาแล้วได้ ในบางระบบสามารถให้ผู้ใช้กำหนดโครงสร้างของการสื่อสารด้วยข้อความได้ เช่น กำหนดให้มีการเตือนสมาชิกในกลุ่มเมื่อถึงกำหนดส่งงานได้

4. การอภิปรายทางคอมพิวเตอร์ (Computer Conference)
ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานของกลุ่ม โดยโปรแกรมที่สนับสนุนการอภิปรายกลุ่มอาจมีคุณสมบัติในการ แลกเปลี่ยนรายงานความก้าวหน้า และการอภิปรายถึงปัญหาที่เกิดขึ้นโดยการแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างสมาชิกในกลุ่มได้ โดยข้อความในการอภิปรายจะถูกบันทึกไว้และสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มสามารถค้นหาและอ่านข้ออภิปรายที่เกิดขึ้นได้ และผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่มีสารสนเทศที่มีประโยชน์เกี่ยวกับ ข้ออภิปรายนั้นสามารถทำการให้ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้ความกระจ่างต่อข้ออภิปรายนั้นได้

5. การทำปฏิทินกลุ่ม (Group Calendaring)
ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามตารางนัดหมายของสมาชิกแต่ละคน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดตารางการนัดพบกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการนัดพบกลุ่มการผลิต สามารถป้อนรายชื่อของผู้ที่ต้องการนัดพบให้กับระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบตารางนัดหมายของบุคคลเหล่านั้นว่าว่างช่วงใด เมื่อตรวจสอบพบจะทำการกำหนดการนัดหมายลงในช่วงเวลานั้นให้โดยอัตโนมัติและร้องขอการยืนยันกลับจากส่วนอื่นๆ 

ที่เกี่ยวข้อง

6. การจัดการโครงงาน (Project Management)
ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามความก้าวหน้าของโครงงาน โดยเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการโครงงานได้แก่ แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) ซึ่งแสดงลำดับการทำงานต่างๆ ของโครงงาน ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ ด้วยกราฟแท่ง แนวนอนและแสดงสถานะของโครงงานในขณะนั้นว่าเสร็จสิ้นแล้ว, กำลังดำเนินการอยู่หรือเกินกำหนดไปแล้วได้ ทำให้สามารถคำนวณค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น

7. การสนับสนุนการสร้างกลุ่มงาน (Support for Team Building)
ได้แก่เครื่องมือที่ช่วยกำหนดนโยบายร่วมของกลุ่ม โดยบริหารเรื่องการสอบถามความต้องการของสมาชิกกลุ่ม เพื่อกำหนดรูปแบบการสื่อสารระหว่างกัน, การกำหนดข้อบังคับในการทำงานกลุ่มและการหาผู้นำกลุ่ม โดยให้เลือกชื่อ ผู้นำกลุ่มที่ต้องการ เป็นต้น