ประวัติของ Groupware

เรามารู้จักความเป็นมาของเจ้า Groupware กันดีว่า ว่าใครกันที่เป็นคนคิดค้นแล้ว คิดค้นมานานหรือยัง การทำงานในช่วงแรกๆของการคิดค้นจะเป็นยังไงนั้น เราไปดูกันเลยดีกว่า ^^

Douglas Engelbart เป็นคนแรกที่มองเห็นการทำงานรวมกันของคอมพิวเตอร์​ ในปี 1951.Doug Engelbart คือบิดาแห่ง Groupware, เขาสนับสนุนวิสัยทัศน์นี้ในปี1962 กับการทำงานแบบเดิมที่เต็มไปด้วยทีมวิจัยของเขา​ โดย กลางปี1951 ถึงปี 1960 ได้สาธิตงานของเขาให้แก่สาธารณชนในปี1968ว่าอะไรคือสิ่งที่ตอนนี้ได้อ้างอิงถึง ”The Mother of All Demos.”​ ในปีเดียวกัน แล็ป Engelbart ถูกขโมย ARPANET ทำให้เครือข่ายคอมพิวเตอร์แรกถูกใช้งานและขยายไปบริการไปยังฐานผู้ใช้ รวมไปถึง Intelligence Amplification Section 4: Douglas Engelbart, หน่วย ARPANET และชุดข้อมูลสำคัญของ Doug Engelbar​

ซอฟต์แวร์เกมออนไลน์ เริ่มในช่วงต้นของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ในปี 1975 Will Crowther สร้าง Colossal Cave Adventure บน คอมพิวเตอร์ DEC PDP-10 เมื่อการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเติบโต ทำให้จำนวนของผู้ใช้และเกมส์ที่เล่นหลายคนเพิ่มขึ้นด้วย ในปี 1978 Roy Trubshaw นักศึกษามหาวิทยาลัย Essex ประเทศอังกฤษ สร้างเกมส์ MUD (Multi-User Dungeon) และ MUDs อื่นๆอีกมากมายก็ถูกสร้างขึ้น แต่ยังคงสร้างบนตอมพิวเตอร์จนถึงปลายศตวรรษ 1980 เมื่อคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ที่มี dial-up โมเด็มในบ้าน เริ่มเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น ซึ่งส่วนใหญ่ใช้งานระบบ multi-line Bulletin Board และผู้ให้บริการออนไลน์ ต่อมา MUDs ได้พัฒนาเป็น การแชทออนไลน์, การแชร์วีดีโอ และ การโทรผ่านอินเทอร์เน็ต สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการพัฒนาในอนาคต ผลการศึกษาของ MITRE แสดงให้เห็นว่าคุณค่าของเสียง และข้อความสนทนา และแบ่งปันภาพถ่ายนั้นเพื่อความเข้าใจร่วมกัน

รัฐบาลอเมริกาเริ่มใช้ Collaborative appตั้งแต่ต้นปี 1990COMPASS หนึ่งในโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งได้ถูกนำไปใช้ในหน่วยงาน the Navy's Common Operational Modeling, Planning and Simulation Strategy

ระบบ compass อนุญาตสูงสุด 6 user ในการ สร้าง session เชื่อมต่อกันแบบ จุดต่อจุด (1:6), โดยsession จะยังอยู่หากมี 1 user active, และจะสร้างใหม่ทั้งหมดเมื่อทั้ง 6 คน log out ออกไป MITRE ปรับปรุงโดยการสร้าง Host Server ขึ้นมาเพื่อให้แต่ละคน log in เข้าไปเรียกว่า CVW(Collaborative Virtual Workstation), ทำให้ session สร้างขึ้นเป็น virtual file cabinet และ virtual rooms และทำให้ session คงไว้เพื่อกลับเข้ามา join อีกทีได้

ปี 1996 Pavel Curtis เป็นผู้สร้าง MUDs ที่ PARC ได้ทำการสร้าง PlaceWare, Server ที่ สร้าง one to many สำหรับหอประชุม, เพื่อใช้ระหว่างเพื่อนที่นั่งประชุมด้วยกัน และสามารถกำหนดจำนวนผู้ประชุมที่จะพูดได้ ในปี 1997 engineers ที่ GTE ใช้ PlaceWare เป็น engine ของ MITRE's CVW แบบ Commercial และเรียกระบบนี้ว่า InfoWorkSpace (IWS). ใน ปี 1998 IWS ถูกใช้เป็นมาตรฐานของ ศูนย์ปฏิบัติการทางอากาศ(the standardized Air Operations Center) IWS ถูกขายต่อไปยัง General Dynamics และ Ezenia ในเวลาต่อมา

Groupware ?

ถึงเวลาที่เราจะได้รู้จักกับ Groupware ว่ามันคืออะไร มีส่วนประกอบอย่างไรและนำไปช่วยในการจัดการความรู้อย่างไร ไปดูกันเลย

Groupware คือ ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานของสมาชิกในกลุ่มธุรกิจที่มีการทำงานร่วมกัน โดยสนับสนุนด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในกลุ่ม ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มใช้ในคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยให้การทำงานโต้ตอบกันของมนุษย์ทำได้สะดวกขึ้น โดยปกติแล้วจะทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลซึ่งมีการเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มและคอมพิวเตอร์อื่นๆ บนโลก ในปัจจุบันการทำงานของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มอาจนำไปใช้ร่วมกับเครือข่ายอินทราเน็ต ซึ่งเป็นเครือข่ายภายในองค์กร โดยการทำงานหลักของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มได้แก่

1. การใช้สารสนเทศร่วมกัน (Information Sharing)
สมาชิกในกลุ่มต้องสามารถใช้สารสนเทศและความรู้ร่วมกันเพื่อให้สามารถทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว และคอมพิวเตอร์ส่วนรวมได้ เช่นการนำชุดซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม เช่น โลตัสโน้ต(Lotus Notes) ของบริษัทไอบีเอ็ม สามารถใช้สารสนเทศซึ่งประกอบด้วยเอกสารสื่อผสม (Document Multimedia) ได้แก่ข้อความ รูปภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว ร่วมกันได้ระหว่างสมาชิกในกลุ่ม โดยสมาชิกสามารถบันทึกสารสนเทศใหม่, ใช้แบบฟอร์ม และการเรียกใช้สารสนเทศโดยใช้คำสำคัญได้ โดยโลตัสโน้ตมี คุณสมบติในการสำเนาชุดข้อมูล (Replication) การ ปรับปรุงสารสนเทศในเครื่องที่อยู่ระยะไกลเมื่อมีการป้อนสารสนเทศใหม่เข้าไปในระบบได้อย่างอัตโนมัติ การใช้ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถรวบรวมสารสนเทศตามหัวข้อที่ต้องการได้, วิจารณ์งานของสมาชิกอื่นและรวบรวมสารสนเทศของกลุ่มได้

2. การเขียนเอกสาร (Document Authoring)

ในกลุ่มงานจำเป็นต้องมีการผลิตเอกสารทางในการดำเนินการ, รายงาน หรือข้อเสนอทางธุรกิจ ดังนั้นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในกลุ่มจึงต้องสามารถผลิตเอกสารสื่อผสมต่างๆ ได้แก่เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความ,แผนภาพ และรูปภาพได้ โดยสมาชิกสามารถแทรกข้อความเพิ่มเติมและเสียงวิจารณ์ต่อท้ายเอกสารนั้นๆ ได้ หรืออาจมีคุณสมบัติในด้านการนำเสนอผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีของไฮเปอร์เท็กซ์(Hypertext) และไฮเปอร์มีเดีย(Hypermedia) เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารหรือสื่อผสมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่กำลังอ่านอยู่ด้วยก็ได้

3. ระบบการรับ-ส่งข้อความ (Messaging Systems)
ได้แก่ระบบที่สนับสนุนการทำงานของการใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail: E-Mail) ไม่ว่าจะเป็นการรับส่งข้อความระหว่างภายในหรือภายนอกกลุ่มงานก็ตาม เพื่อให้เกิดการสื่อสารระหว่างการประชุมได้ โดยระบบการรับ-ส่งข้อความที่ใช้จะต้องสามารถจัดการในเรื่องของรายชื่อของผู้ที่จะได้รับข้อความได้, มีการเตือนเมื่อมีข้อความเข้ามาใหม่, มีการยืนยันกลับเมื่อได้รับข้อความแล้วและอาจมีความสามารถในการติดตามการรับ-ส่ง ข้อความที่ผ่านมาแล้วได้ ในบางระบบสามารถให้ผู้ใช้กำหนดโครงสร้างของการสื่อสารด้วยข้อความได้ เช่น กำหนดให้มีการเตือนสมาชิกในกลุ่มเมื่อถึงกำหนดส่งงานได้

4. การอภิปรายทางคอมพิวเตอร์ (Computer Conference)
ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานของกลุ่ม โดยโปรแกรมที่สนับสนุนการอภิปรายกลุ่มอาจมีคุณสมบัติในการ แลกเปลี่ยนรายงานความก้าวหน้า และการอภิปรายถึงปัญหาที่เกิดขึ้นโดยการแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างสมาชิกในกลุ่มได้ โดยข้อความในการอภิปรายจะถูกบันทึกไว้และสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มสามารถค้นหาและอ่านข้ออภิปรายที่เกิดขึ้นได้ และผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่มีสารสนเทศที่มีประโยชน์เกี่ยวกับ ข้ออภิปรายนั้นสามารถทำการให้ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้ความกระจ่างต่อข้ออภิปรายนั้นได้

5. การทำปฏิทินกลุ่ม (Group Calendaring)
ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามตารางนัดหมายของสมาชิกแต่ละคน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดตารางการนัดพบกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการนัดพบกลุ่มการผลิต สามารถป้อนรายชื่อของผู้ที่ต้องการนัดพบให้กับระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบตารางนัดหมายของบุคคลเหล่านั้นว่าว่างช่วงใด เมื่อตรวจสอบพบจะทำการกำหนดการนัดหมายลงในช่วงเวลานั้นให้โดยอัตโนมัติและร้องขอการยืนยันกลับจากส่วนอื่นๆ 

ที่เกี่ยวข้อง

6. การจัดการโครงงาน (Project Management)
ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามความก้าวหน้าของโครงงาน โดยเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการโครงงานได้แก่ แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) ซึ่งแสดงลำดับการทำงานต่างๆ ของโครงงาน ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ ด้วยกราฟแท่ง แนวนอนและแสดงสถานะของโครงงานในขณะนั้นว่าเสร็จสิ้นแล้ว, กำลังดำเนินการอยู่หรือเกินกำหนดไปแล้วได้ ทำให้สามารถคำนวณค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น

7. การสนับสนุนการสร้างกลุ่มงาน (Support for Team Building)
ได้แก่เครื่องมือที่ช่วยกำหนดนโยบายร่วมของกลุ่ม โดยบริหารเรื่องการสอบถามความต้องการของสมาชิกกลุ่ม เพื่อกำหนดรูปแบบการสื่อสารระหว่างกัน, การกำหนดข้อบังคับในการทำงานกลุ่มและการหาผู้นำกลุ่ม โดยให้เลือกชื่อ ผู้นำกลุ่มที่ต้องการ เป็นต้น

Knowware คืออะไร ?

ก่อนที่จะไปทำความรู้จักว่า Groupware คืออะไรเรามาทำความรู้จักเจ้า Knowware พอสังเขปกันเลย

Knowware  คือ เครื่องมือทางเทคโนโลยี(Technology Tools)ที่สนับสนุนการจัดการความรู้ ซึ่งชุดซอฟต์แวร์จัดการความรู้ส่วนใหญ่จะประกอบด้วยเครื่องมือต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งอย่าง ได้แก่

1. Collaborative Computing Tools: เครื่องมือสนับสนุนการทำงานร่วมกัน หรือกรุ๊ปแวร์ (Groupware) เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการถ่ายทอดความรู้โดยนัย (Tacit Knowledge) ภายในองค์การ เช่น Lotus Notes/Domino, PlaceWare เป็นต้น

2. Knowledge Service: ประกอบด้วยซอฟแวร์หลักสำหรับการจัดการความรู้ รวมทั้งเป็นแหล่งเก็บความรู้และการเข้าถึงความรู้ สารสนเทศ และข้อมูลต่างๆ 

3. Enterprise Knowledge Portals (EKP): เป็นประตูสู่ระบบจัดการความรู้ขององค์การ ซึ่งเว็บศูนย์รวมของการจัดการความรู้(Knowledge Portals)ส่วนใหญ่จะบูรณาการความรู้ กลไกการรายงาน และการทำงานร่วมกัน ในขณะที่การจัดการเอกสารและความรู้จะได้รับการดำเนินการด้วยเซิร์ฟเวอร์ 

4. Electronic Document Management Systems (EDM): เป็นระบบที่มุ่งการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่เน้นการทำงานร่วมกัน สนับสนุนการเข้าถึงเอกสารต่างๆ ผ่านทางเว็บเบราเซอร์ทางเครือข่ายอินทราเน็ตขององค์การ ระบบ EDM ช่วยให้การจัดการเอกสารและกระแสงาน(Wordflow) สามารถทำได้อย่างราบรื่น อีกทั้งยังสนับสนุนการสร้างและการแก้ไขปรับปรุงเอกสารร่วมกัน 

5. Knowledge Harvesting Tools: เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากในการจับความรู้โดยนัย เนื่องจากยอมให้ผู้ที่ให้ความรู้(Knowledge Contributor) มีส่วนเกี่ยวข้องเพียงเล็กน้อย (หรือไม่มีเลย) ในการพยายามเก็บเกี่ยวความรู้นั้น 

6. Search Engines: ทำหน้าที่ในการจัดการความรู้ เช่น การค้นหาและดึงเอกสารที่ต้องการมาจากแหล่งเก็บเอกสารขนาดใหญ่ขององค์การ 

7. Knowledge Management Suites (KMS): เป็นโซลูชั่นการจัดการความรู้แบบครบชุดที่รวมเทคโนโลยีการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการจัดเก็บ(Storage)ในชุดเดียวกัน(A Single Convenient Package) ซึ่งสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลภายในและแหล่งความรู้จากภายนอกได้